4.9
(8)
Af en toe worden we geconfronteerd met een boekhouding waarin de facturering een beetje rommelig verlopen is. Al eerder bespraken we aan welke eisen een factuur moet voldoen met betrekking tot wat er allemaal op moet staan. Nu gaan we wat dieper in op andere aspecten, zoals het moment van factureren en de nummering.

Wanneer maak je een factuur

Iedere ondernemer die producten of diensten afneemt, heeft een factuur nodig om de belasting ervan te kunnen aftrekken (behalve als hij met de nieuwe KOR/OVOB mee doet). Dus maak je een factuur voor al je klanten die uit naam van een bedrijf iets bij je bestellen of afnemen. De enige reden om geen factuur op te maken is als de betreffende klant een particulier is. Factureren aan een particulier mag wel, maar is niet verplicht. Voor het overzicht in je boekhouding is het overigens wel prettig om netjes alles bij elkaar te hebben. Dan heb je ook goed inzicht in wie wel en niet betaald heeft (debiteurenbeheer).

De factuur, groot of klein, neemt een belangrijke plaats in binnen de btw. Als btw-plichtige ondernemer moet je btw bij je klanten in rekening brengen en op tijd netjes afdragen aan de fiscus.

Op de factuur is het verplicht om de factuurdatum te vermelden. Dit is de datum waarop de factuur is gemaakt. Deze factuurdatum is eveneens van belang voor de Belastingdienst. Voor de aangifte van de omzetbelasting dien je namelijk uit te gaan van de datum op de factuur en niet de leverdatum van goederen of datum van betaling. Dus als je een verkoopfactuur naar de klant hebt verstuurd, moet je de btw aangeven in het tijdvak waarin je de factuur hebt aangemaakt.

Doornummeren

Op elke factuur, rekening of nota die je maakt en verstuurt moet een uniek, opvolgend factuurnummer staan. De opeenvolgende factuurnummering van je facturen is verplicht, want de Belastingdienst wil bij een controle weten of er geen facturen ontbreken en buiten de boeken blijven, dus of jouw facturering correct is. Voor jezelf is het ook makkelijk om een factuur snel terug te vinden in je boekhouding.

facturering

Voorbeelden van opbouw factuurnummering

Het factuurnummer waarmee je de facturenadministratie start, kun je zelf bepalen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de nummering te starten met het huidige jaartal, opgevolgd door een cijferreeks van 0001. De opbouw van de factuurnummering ziet er dan als volgt uit:

20200001
20200002
20200003
enz..

Let er bij de opbouw van deze nummering (met jaartal) op dat je voldoende ruimte houdt om opvolgend te kunnen blijven doornummeren. Als je begint met factuurnummer 202001, zal het laatste factuurnummer 202099 zijn. Je kunt dus in 2020 maar maximaal 99 opvolgende facturen maken. Gebruik dus genoeg nullen als voorvoeging.

Na de jaarwisseling kun je het rekeningnummer weer verhogen. Als je bijvoorbeeld bent geëindigd met nummer 20200123 dan kun je bij het opmaken van een nieuwe factuur beginnen met 20210001. Dat getal is dus hoger dan 20200123.

Het is ook mogelijk om ​​unieke alfanumerieke combinaties te maken met getallen, letters en speciale tekens, zoals een streepje (-), punt (.) of een schuin streepje (/) ertussen. Het moet wel aan elkaar geschreven worden. Een spatie ertussen mag niet!

Een voorbeeld van alfanumerieke factuurnummering kan zijn:

F000.001
F000.002
F000.003
enz..

Wil je de factuurnummers graag klantgerelateerd maken? Dan mag je ook het klantnummer verwerken in de nummering. Je kan er dan bijvoorbeeld 20/103/0065 van maken waarbij 20 (20/103/0065) het afgekorte jaartal is, 103 (20/103/0065) je klantnummer en 0065 (20/103/0065) je werkelijke factuurnummer is:

20/103/0065
20/072/0066
20/265/0067
enz..

Belangrijkste is er bij de facturering op te letten dat factuurnummers altijd uniek, sluitend en chronologisch opvolgend zijn. Er mogen geen factuurnummers gemist worden in je administratie!

Op welk moment verstuur je een factuur?

Het meest gangbaar is om de factuur te overhandigen (door bijvoorbeeld te mailen) op het moment dat je het product of de dienst hebt geleverd. Kun of wil je dat niet, dan mag het ook op een later moment. De factuur moet wel uiterlijk vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin je geleverd hebt, bij de klant zijn. Lever je op 1 mei bij de klant? Dan moet je uiterlijk 14 juni de factuur hebben verstuurd. Factureer je doorlopende prestaties (bijvoorbeeld: licenties, cursussen, verhuur of abonnementen), dan geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft. Deze periode vermeld je vanzelfsprekend ook op de factuur.

deadline

Op welk moment verstuur je een factuur?

Het meest gangbaar is om de factuur te overhandigen (door bijvoorbeeld te mailen) op het moment dat je het product of de dienst hebt geleverd. Kun of wil je dat niet, dan mag het ook op een later moment. De factuur moet wel uiterlijk vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin je geleverd hebt, bij de klant zijn. Lever je op 1 mei bij de klant? Dan moet je uiterlijk 14 juni de factuur hebben verstuurd. Factureer je doorlopende prestaties (bijvoorbeeld: licenties, cursussen, verhuur of abonnementen), dan geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft. Deze periode vermeld je vanzelfsprekend ook op de factuur.

Welke betalingstermijn hanteer je bij facturering?

Er bestaat geen wettelijke minimum betalingstermijn die je een klant moet geven. Gangbaar is een termijn tussen de 14 en 30 dagen. Sinds 16 maart 2013 is de nieuwe Wet Betalingstermijnen van kracht. Hierin is vastgelegd dat de wettelijke betalingstermijn bij facturering tussen zzp’ers, bedrijven, overheid en consumenten standaard 30 dagen is. Let wel op dat dit kalenderdagen zijn en geen werkdagen. Daar mag je door middel van afspraken wel van afwijken tot maximaal 60 dagen. Een minimumtermijn is er niet.

Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen. Zodra de (afgesproken) termijn is overschreden, mag je als opdrachtgever rente in rekening brengen. Wanneer je de betalingstermijn op de factuur vermeldt, doe je er goed aan om de exacte datum te vermelden waarop het bedrag moet zijn overgemaakt in plaats van de termijn die jij hanteert. Dat voorkomt verwarring.

Hoe informatief vond je dit artikel?

Klik op een ster om je oordeel te geven

Gemiddelde score 4.9 / 5. Aantal stemmen: 8

Wees de eerste om dit artikel te beoordelen

Omdat je dit artikel informatief vond...

Volg ons op Facebook! En dank voor je feedback.

Oei, je bent niet tevreden over het artikel

We willen je graag zo goed mogelijk informeren.

Zou je ons kunnen vertellen wat we kunnen verbeteren?