Soms maak je kosten die je wilt doorberekenen aan je opdrachtgever. Je bent bijvoorbeeld met de tram en trein naar de bestemming van een gig gereisd, of je hebt als drummer een auto gehuurd om met de band te kunnen optreden. Als het kosten zijn die rechtstreeks verband houden met de dienst die je verleent dan is de hoofdregel dat alle kosten die je maakt ook belast moeten worden met btw, omdat ze deel uitmaken van je prestatie.
Het btw-tarief dat je hierop toepast is het tarief dat je voor je eigen leveringen of diensten ook hanteert. Hanteer je verschillende btw-tarieven op één factuur, dan bereken je over de doorbelaste kosten het hoogste tarief. Hierbij maakt het niet uit tegen welk tarief de goederen/diensten aan jou zijn geleverd.
- De onkosten zijn voor jou om te beginnen gewone zakelijke uitgaven: je boekt de kosten in, bewaart de factuur of bon in jouw administratie en vraagt de betaalde BTW over doorbelaste onkosten terug aan de belastingdienst (voor zover dat is toegestaan).
- De kosten exclusief BTW zet je op je factuur aan de opdrachtgever (bijvoorbeeld de bandleider). Dit is voor de fiscus onderdeel van je normale omzet. Als je de BTW over doorbelaste onkosten niet kunt terugvragen, zet je de kosten incl. BTW op jouw factuur.
- Over het geheel van de gefactureerde bedragen, bestaande uit de kosten voor jouw dienstverlening én onkosten, bereken je het BTW-tarief dat voor jouw dienstverlening geldt.
- De originele bonnen of facturen boek je in je eigen administratie. Het is immers jouw zakelijke inkoop die jij moet kunnen verantwoorden tegenover de belastingdienst.
Kosten voorschieten
In enkele uitzonderingsgevallen factureer je alleen omzetbelasting over het honorarium en over de in rekening gebrachte kosten niet. Dat is het geval als je opdrachtgever jou vraagt om even iets voor te schieten. Dat kan een hotelovernachting zijn, of er wordt je gevraagd om even langs de muziekwinkel te gaan om een bepaalde microfoon te kopen, dat soort zaken. Dus dan gaat het om zaken die niet rechtstreeks met jouw opdracht te maken hebben. Deze aparte kosten zet je dan op je factuur inclusief btw en daar reken je dus geen btw meer over.
Andersom geldt dus: als jij als bandleider de facturen van je sessiemuzikanten binnenkrijgt, dan moet je wel even kijken of dit allemaal klopt.
Voorbeeld
Stel je bent muzikant en hebt met je band of ensemble in Maastricht opgetreden. Je “opdrachtgever” is in dit voorbeeld de leider van het muziekgezelschap. Jullie hebben de afspraak dat ieder lid van de band/ensemble €200,- mag factureren. Je factureert dus €200,- voor je gage en je hebt reiskosten gemaakt (treinkaartje was €65,- incl btw). Je koopt op verzoek van de opdrachtgever nog een boek over akoestiek (€ 46 incl. btw). Over het leveren van jouw dienst als uitvoerend kunstenaar moet je het 9% tarief hanteren. Op jouw factuur komt dan bijvoorbeeld te staan:
Bij de btw-aangifte draag je de omzetbelasting van € 22,83 uiteraard af, maar mag je de voorbelasting van €11,28 op de treinreis in mindering brengen.
Factureren of declareren
Je kunt tenslotte ook nog overwegen om te werken met declaraties. Bij een declaratie ben je privé aan ’t voorschieten en neem je de bonnen van uitgaven, in tegenstelling tot bij facturatie, niet op in je administratie, maar verstuur je ze naar de opdrachtgever en bereken je er geen BTW over. Of je factureert of declareert hangt af van de afspraak die je met opdrachtgevers en derden maakt. Meer hierover in een apart artikel.
